《最有生產力的一年》:用 20% 的時間完成 80% 的任務

 

你有過這種感覺嗎?花很多時間努力,成果卻不成正比?
工作時間總是很長,無止盡的加班,但事情還是做不完?

長輩老師總是說,事情要依照輕重緩急來進行,
然而通常緊急的事情,例如上班開會,總是在忙別人的事情,
一天下來,能讓自己成長的事情總是馬馬虎虎的帶過,
這本書教導大家,如何花費更少時間,又能提高生產力。

最有生產力的一年》書上有許多實用方法,非常推薦大家看
以下是一些我的心得整理,和你分享:



 

▍思考:如何更加有生產力?

通常我們在做一件事情的時候,
會安排預定完成的時間,
但常常會 delay,
於是歸咎於時間管理不佳,
但作者提出,還有兩要重要因素
生產力的真相是:優先管理「精力」和「專注力」,「時間管理」反而是其次

生產力 = 精力 x 專注力x時間

投入的時間再多,但沒有專注力與精力,成效依然很低
你有沒有遇過一種狀況,
做某件事情的時候,設定一個截止日,
會驅使你在縮短的工時裡,
投入更多精力和專注力,
且平時會使你拖延的誘因,例如看看手機、開開冰箱,這些狀況幾乎不會出現
正是因為投入的時間少,投入的精力和專注力就會比較高,
實際上更有效率。

 

▍思考:做越多事情代表越有生產力嗎?

提高生產力 是「做對的事情,不是做更多事情」
做更多事情會讓你看起來瞎忙,
並非每件事都同等重要。


忙碌只是偷懶的一種形式– 懶得思考和分辨自己的行動。
-時間管理達人費里斯


根據 80/20 法則,80% 的結果來自於 20% 的原因,
所以非常少數的任務能造就大多數的成就

 

▍5 個實用的方法,提高生產力

以下是書上提及的其中 5 個提高生產力的方法,與你分享

》Way1.列出每日必做的 3 件事

有時候睡前會覺得今天好像都做什麼有意義的事情?
所做的事情都是一些沒有產值的雜事,
往往重要的事情都沒有執行,
一天就這樣又過去了,
因此在每天一大早,設定今日要完成的最重要的 3 件事情,
更可以一天當中設鬧鐘,當鬧鐘響起時,問自己還記得當天的 3 項目標嗎?

讓自己每天小目標小贏的生活著!

 

Way2.善用生理黃金時段

記得高三準備考大學的時候,有位同學跟我說每個人的睡眠時數不同,
有些人 3 小時就能睡飽,有些人則要 7 小時,
也有同學事放學一回去就立刻睡覺,凌晨 3 點在起床念書
半夜唸書身旁的干擾能減少許多,
每個人的生理黃金時段不同,能找到適合自己的黃金時段,
事情便能事半功倍的完成。
如何找到自己的生理黃金時段?

(1)調整飲食

作者用的飲食方法是減少澱粉的斷糖飲食方式,
多吃原始食材,避免加工食品,且少量多餐吃7.8分飽,
自己有執行過低GI 飲食法,與作者的飲食方式大同小異,
精神會比較好,鬧鐘響之前就會自動醒來。
註:低GI飲食是指食用GI值低的食物,例如蔬菜菇類,GI值較低,
相對的胰島素分泌較少,才不會使腦袋昏昏欲睡,且能有效瘦身

(2)作時間記錄

作時間記錄能幫助自己平常花時間在什麼地方,有沒有在目標的軌道上,
研究顯示,記錄自己的飲食習慣,所減去的體重會多一倍,
紀錄時間也會有類似的效果,能幫助增加檢視每天的時間流向,
然後更加有效的使用時間
一開始的時候每隔一小時,紀錄這個時間點有多少精力,也就是做了什麼?拖延幾分鐘?
找出效率較好的時段,就是你的生理黃金時段。

 

Way3.擺平難搞任務

有時候我會去河濱公園健走,但常常會想說再划手機 10 分鐘再出門,
結果一拖再拖,最後就想說算了,時間太晚,不要出門了,
但有趣的是,只要有一股動力,直接穿上鞋子,打開大門邁出第一步,
就會越運動越起勁,通常會健走 30 分鐘 ~1 小時才會休息,
所以運動不難,難的是一股衝勁穿上鞋子
拖延是人的天性,會使你需要花費較多時間、專注力和精力,
且通常無趣、困難及令人受挫等,
這些特點全都會導致拖延。有時候拖延只是一個徵兆,
顯示你目前的生活不符合你真正的興趣,或許你應該改做其他事情。

在大腦裡有兩個系統:邊緣系統 vs 前額葉皮質
邊緣系統主掌情緒和本能,令你順從本能和屈服誘惑。ex:上網看FB、喝珍奶。
前額葉皮質掌管邏輯、堅持長期目標等多項功能。ex:著手寫報告、健身、預存退休金
後者就是「先別急著吃棉花糖」的概念

所以要鍛鍊大腦的前額葉皮質,才不會做些讓自己心存懊悔的決定,
例如總是吃完雞排+珍奶後,內心充滿罪惡感

How to do:以運動為例子

運動會讓許多人覺得無趣、困難及令人受挫,
認為好不容易休假了,就是要好好休息,懶得去運動,
因此想要突破,可以約朋友家人一起運動,
或是手機設定 30 分鐘,時間到了便休息。

從個人意義來看,告訴自己,經由運動我可以瘦身,瘦身後比較有自信。

從內在報酬來看:我每花 30 分鐘運動,就拿出 50 元。達到一個里程碑,就用累積的錢犒賞自己看場電影。

 

》Way4:預見未來的自己

你越是把未來的自己看成陌生人,
你越有可能把工作丟給未來的自己,且容易拖延。
研究顯示,受測者想著現在的自己,
與想著某個陌生人的腦部掃描圖,平均來說差別很大,
但當受測者想著未來的自己,卻和想著陌生人的腦部掃描圖幾乎一模一樣,
因此,越把自己當陌生人,越可能把事情拖到明天,留給未來的自己去做。

例如:借了書籍打算要閱讀,
結果看沒幾頁借閱期限就到,只好還給圖書館,
若能把未來自己想像成更好且更具生產力,
就足以激勵現在的你做出對未來自己有益的行為。

給你一個小任務:
試著今晚忍住不吃消夜,多多閱讀,等 6 個月後會發現感覺超棒!

 

》Way5:大掃除

生活中有許多事情是產值很低,但又非做不可,
例如說洗衣服,或是購買家用品等,
這些事情不做又會帶來麻煩,
若想過健康和高效率的生活,安排維修日是必須的,
把事情記錄下來,等到星期日(維修日)一次處理。
維護工作雖然需要大量時間完成,但幾乎用不到精力和專注力。
所以可以善用時間,
例如:一邊做家事一邊聽有聲書。

 

▎快速總結:
用 20% 的時間、精力及專注力,搞定 80% 的事情!

1.生產力 是「做對的事情,不是做更多事情」
2.五個提高生產力的小祕訣
-列出每日必做的三件事
-善用生理黃金時段
-讓難搞的任務變得有趣,進而解決它
-預見未來更好的自己,現在便能做出有產值的事情
-將瑣碎的事情集中到維修日一併解決吧

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